Des del moment que decideixes muntar una empresa has de tenir en compte com vas a administrar les dades dels teus clients.

Una bona organització en la teva base de dades de clients pot ser crucial perquè la teva empresa tingui èxit.

Què és una base de dades de clients

Una base de dades de clients és un arxiu o llistat on apareixen les dades dels nostres clients o leads.

Hi ha diferents eines per a aquest fi, de les que parlarem en aquest artícle. Cada empresa ha de decidir quin li resultarà més efectiva, depenent de la seva necessitat.

Com crear una base de dades eficaç

D’acord, molt bé. Ja tenim clar què és una base de dades de clients. Però, com podem fer que sigui útil per a la nostra necessitat?

El primer que hem de de decidir és quines dades s’han d’incloure a la base de dades. Elements com el nom, cognom, telèfon, correu electrònic, etc. són indispensables. A partir d’aquí, podem triar quines dades són, o no, rellevants per a emmagatzemar: edat, adreça, data de naixement (útil per enviar una felicitació d’aniversari) i fins i tot adreça postal.

Sobretot cal tenir molt en compte el nou RGPD de 2018 sobre quines dades es van a emmagatzemar i com.

Has de decidir què és important introduir en aquesta base de dades. No seria efectiu recopilar dades perquè sí.

Un cop hem decidit quina informació és rellevant i quins camps s’han d’incloure a la base de dades, hem de decidir on s’emmagatzemaran.

Una bona ubicació per emmagatzemar la nostra base de dades representa pràcticament el 80% de l’èxit de la mateixa.

Hem de tenir en compte també, quines accions realitzarem amb la informació emmagatzemada: campanyes d’emailing, estudis de mercat, etc. Hi infinites possibilitats.

Gestors de base de dades de clients

Avui dia hi ha al mercat diferents eines que ens permeten desenvolupar, alimentar i emmagatzemar la nostra base de dades.

Hem de decidir quin d’ella pot resultar més beneficiosa pel que fa a facilitat d’ús i prestacions. Hem de tenir en compte que cobreixi les necessitats que volem cobrir al utilitzar-la.

Eines .XLS / CSV (Excel)

No és una novetat que moltes empreses, sobretot les més petites, funcionen amb aquest tipus d’arxius. Els coneguts “Excel” resulten una bona opció quan hi ha poca informació, vols una eina gratuïta o t’agrada incloure els camps que tu vulguis.

El gran inconvenient d’aquest tipus de fitxers és quan es manegen gran quantitat de dades. Interminables files i columnes, cel·les amb massa informació, etc. I un altre inconvenient dels fitxers Excel és l’accessibilitat: no tots els treballadors podran accedir, pot no estar actualitzada, no és segura pel que fa a emmagatzematge de dades, …

CRM

Com hem vist en altres entrades del blob, unCustomer Relationship Management és una eina dissenyada per gestionar les dades dels teus clients i les interaccions que tens amb ells.

uSell CRM permet, a més d’emmagatzemar les dades dels teus clients, segmentar la informació dels mateixos al nostre gust, incloure informació sobre comandes i fins i tot incorporar informes o reports amb la informació de les interaccions que hem tingut amb el client.

No hem d’oblidar-nos de l’accessibilitat: tots els treballadors als quals donem permís tindran accés. Això permet a uSell CRM convertir-se en una BBDD viva, accessible, actualitzada i segura. Només poden accedir aquells usuaris que tinguin contrasenya, a més les dades estan xifrats d’extrem a extrem. Podrem recuperar les dades ràpidament gràcies a les còpies de seguretat automàtiques.

Per això, en ser una solució 100% de CRM Cloud ofereix tots els beneficis de tenir una base de dades portàtil però segura.

Si ja tenim la nostra base de dades a Excel, importar-la a uSell CRM és molt senzill.

Software de gestió empresarial

Finalment tenim els coneguts com ERP. Aquests programes inclouen, a més de les dades de clients, altres aspectes més complexos indicats per a la gestió interna de l’empresa: comptabilitat, facturació, estoc, recursos humans i fins i tot comunicació interna.

Encara que bé és cert que alguns permeten emmagatzemar les dades dels nostres clients, la seva funció essencial no és aquesta.

Consells útils

Cuida la teva base de dades:

  • Centralitza la informació: Aquesta ha de ser accessible per als treballadors de la teva empresa que la necessitin.
  • Ha d’estar viva: alimenta constantment.
  • Seguretat: Ha de ser segura, ja que les dades dels teus clients bé s’ho mereixen.
  • Suport en espanyol: Si l’idioma dels seus usuaris és l’espanyol, una qualitat indispensable és que el suport estigui en aquest idioma.

Sabent tot això, els avantatges que obtenim amb l’ús d’una eina CRM per gestionar la base de dades de clients de la nostra empresa, són molt més grans que l’ús de taules en Excel.

I tu, t’animes a deixar la teva vella taula d’Excel i provar el nostre CRM en català i espanyol??