Desde el momento que decides montar una empresa tienes que tener en cuenta cómo vas a administrar los datos de tus clientes.

Una buena organización en tu base de datos de clientes puede ser crucial para que tu empresa tenga éxito.

Una base de datos de clientes es un archivo o listado donde aparecen los datos de nuestros clientes o leads.

Existen distintas herramientas para ese fin, de las que hablaremos en este post. Cada empresa debe decidir cuál le resultará más efectiva, dependiendo de su necesidad.

Cómo crear una base de datos eficaz

Vale, muy bien. Ya tenemos claro qué es una base de datos de clientes. Pero, ¿cómo podemos hacer que resulte útil para nuestra necesidad?

Lo primero que debemos de decidir es qué datos se deben incluir en nuestra base de datos. Elementos cómo el nombre, apellido, teléfono, correo electrónico, etc. son indispensables. A partir de ahí, podemos elegir que datos son, o no, relevantes para almacenar: edad, dirección, fecha de nacimiento (útil para enviar una felicitación de aniversario) e incluso dirección postal.

Sobre todo hay que tener muy en cuenta el nuevo RGPD de 2018 sobre qué datos se van a almacenar y cómo.

Debes decidir qué es importante introducir en esa base de datos. No sería efectivo recopilar datos porque sí.

Una vez hemos decidido qué información es relevante y qué campos deben incluirse en la base de datos, debemos decidir dónde se almacenarán.

Una buena ubicación para almacenar nuestra base de datos representa prácticamente el 80% del éxito de la misma.

Debemos tener en cuenta también, qué acciones vamos a realizar con la información almacenada: campañas de emailing, estudios de mercado, etc. Existen infinitas posibilidades.

Gestores de base de datos de clientes

Hoy en día existen en el mercado distintas herramientas que nos permiten desarrollar, alimentar y almacenar nuestra base de datos.

Debemos decidir cuál de ella puede resultar más beneficiosa en cuanto a facilidad de uso y prestaciones. Debemos tener en cuenta que cubra las necesidades que queremos cubrir al utilizarla.

Herramientas .XLS / CSV (Excel)

No es una novedad que muchas empresas, sobre todo las más pequeñas, funcionan con este tipo de archivos. Los conocidos “Excel” resultan una buena opción cuando hay poca información, quieres una herramienta gratuita o te gusta incluir los campos que tú quieras.

El gran inconveniente de este tipo de ficheros es cuando se manejan gran cantidad de datos: interminables filas y columnas, celdas con demasiada información, etc. Y otro inconveniente de los ficheros Excel es la accesibilidad: no todos los trabajadores podrán acceder, puede no estar actualizada, no es segura en cuanto a almacenamiento de datos, …

CRM

Cómo hemos visto en otras entradas del blog, un Customer Relationship Management no es más que una herramienta diseñada para gestionar los datos de tus clientes y las interacciones que tienes con ellos.

uSell CRM permite, además de almacenar los datos de tus clientes, segmentar la información de los mismos a nuestro antojo, incluir información sobre pedidos e incluso incorporar informes o reportes con la información de las interacciones que hemos tenido con el cliente.

No debemos olvidarnos de la accesibilidad: todos los trabajadores a los que demos permiso tendrán acceso. Esto permite a uSell CRM convertirse en una BBDD viva, accesible, actualizada y segura. Solamente pueden acceder aquellos usuarios que tengan contraseña, además los datos están cifrados de extremo a extremo. Podremos recuperar los datos rápidamente gracias a las copias de seguridad automáticas.

Por eso, al ser una solución 100% de CRM Cloud ofrece todos los beneficios de tener una base de datos portátil pero segura.

Si ya tenemos nuestra base de datos en Excel, importarla a uSell CRM es muy sencillo.

Software de gestión empresarial

Finalmente tenemos los conocidos como ERP. Estos programas incluyen, además de los datos de clientes, otros aspectos más complejos indicados para la gestión interna de la empresa: contabilidad, facturación, stock, recursos humanos e incluso comunicación interna.

Aunque bien es cierto que algunos permiten almacenar los datos de nuestros clientes, su función esencial no es esa.

Consejos útiles

Cuida tu base de datos:

  • Centraliza la información: Ésta tiene que ser accesible para los trabajadores de tu empresa que la necesiten.
  • Debe estar viva: aliméntala constantemente.
  • Seguridad: Debe ser segura, ya que los datos de tus clientes bien lo merecen.
  • Soporte en español: Si el idioma de sus usuarios es el español, una cualidad indispensable es que el soporte esté en ese idioma.

Sabiendo todo esto, las ventajas que obtenemos con el uso de una herramienta CRM para manejar la base de datos de clientes de nuestra empresa, son mucho mayores que el uso de tablas en Excel.

Y tú, ¿te animas a dejar tu vieja tabla de Excel y probar nuestro CRM en español?