Diciembre marca el fin del año que está finalizando y nos prepara para el año siguiente. Por eso en este artículo mi intención es la de aportar una información práctica a la hora de planificar el año.

Es el momento de estructurar los próximos doce meses para hacer todo lo posible y conseguir que el 2019 sea todo un éxito. En cualquier empresa es esencial identificar qué propósitos (reales) queremos conseguir en el año que está entrando.

Debemos pensar dónde queremos estar el año que viene por estas fechas. Para ello debemos hacer un plan teniendo en cuenta los siguientes puntos:

Para saber qué debemos hacer es imprescindible saber dónde queremos llegar. Debemos fijar unos objetivos reales.

Para ello podemos tener en cuenta los datos que extraigamos de nuestro CRM Online. Por ejemplo podemos obtener datos de las ventas realizadas y marcarnos un objetivo de aumentarlas en un porcentaje razonable. Pero debemos decidir uno en concreto. No podemos decir que queremos aumentar las ventas y no establecer un dato cuantificable que nos permita saber si hemos llegado al objetivo o no.

Con el propósito claro, debemos tener en cuenta un factor, que es posible que nos haga replantearnos los objetivos que hemos establecido. Lo explico en el siguiente punto.

Debes fijar unos hitos a conseguir en determinados plazos. Siempre teniendo en cuenta el objetivo a conseguir a final de año. Debes tener en cuenta si tus objetivos son cualitativos (mejorar la calidad, la atención al cliente,…) o son cuantitativos (aumentar beneficios, conseguir más visitas a la web,…).

Define la situación actual

Es una condición indispensable saber los medios de los que disponemos en la actualidad para definir la estrategia para conseguir los objetivos planteados.

Realizar un análisis de la situación actual, qué medios materiales y humanos tenemos, qué clientes e ingresos tenemos y de donde provienen. Debemos ser lo más objetivos posibles en este aspecto, ya que de otra forma es probable que no podamos establecer la estrategia correcta para conseguir nuestro propósito.

DAFO

Quizá con este análisis nos demos cuenta que necesitamos algún recurso que no habíamos pensado necesitar.

Tener una “foto” de la situación de tu empresa se puede conseguir mediante la realización de un análisis DAFO. Hablaremos de él en un artículo futuro.

Haz una lista de logros del año actual

Conoce el estado de las ventas, los reportes o informes comerciales que tu equipo ha presentado, la evolución de las oportunidades de ventas,… todo gracias a tu CRM.

Puede resultar muy útil para analizar la situación actual saber qué logros has conseguido este año. De hecho creo que es un paso imprescindible que nos aporta una información muy valiosa. Nos hará una foto de las fortalezas de nuestra empresa y veremos en qué puntos debemos mejorar.

Divide el año en periodos de tiempo (equitativos)

Establecer periodos de tiempo más cortos te ayudará a realizar un mejor seguimiento de los objetivos y si se están alcanzando.

Aquí el CRM desarrolla un papel muy importante ya que te puede aportar datos sobre periodos más productivos. Como por ejemplo donde invertir más tiempo en reforzar la fuerza de ventas. Y otros periodos menos productivos donde puedes dedicar el tiempo en realizar otras tareas necesarias.

Dividir el año en tiempos equitativos puede resultar diferente para una empresa que para otra. Ya que, podemos entender por tiempos equitativos el dividir los periodos en intervalos de días similares, por ejemplo por trimestres (mismos días por periodo). O bien, agrupar los plazos de tiempo en función de los porcentajes de venta que representan. Es decir, puede ser que durante 60 días realicemos un 25 % de las ventas y el los 150 días siguientes se realice el mismo porcentaje de ventas con respecto al total del año.

En este caso una herramienta CRM que te permita realizar el filtrado por fechas de tus ventas te permitirá conocer cuáles son los periodos más productivos. Podrás dividirlos así.

Diseña tu estrategia en función de los resultados obtenidos.

Con toda la información anterior recabada podremos hacernos una idea de cómo plantear una nueva estrategia para este año. Podrás entrever una serie de posibles escenarios para anticipar necesidades.

Será necesario conocer qué inversión debes realizar para crecer. Compra de materia prima, inversión en personal, mejoras en infraestructuras,…

Piensa en todo lo que pueda ayudarte a llegar al objetivo y realmente sea una condición necesaria para lograrlo.

Hazte eco de la experiencia de años anteriores. Eso te ayudará a prever cómo pueden ir evolucionando las ventas y los diferentes procesos en cada periodo.

Puedes emplear el tiempo de menos ventas en preparar los periodos de más actividad comercial. Optimizar los procesos, asignar tareas a cada persona de nuestro equipo en función de las capacidades,… serán estrategias clave dirigidas a obtener mejores resultados.

Las estrategias deben ser simples, realistas. Se debe realizar una comunicación explícita al personal responsable de ejecutarla, para que sepan exactamente qué han de realizar en cada momento.

Debemos diseñar una metodología clara, para que todo el mundo sepa qué realizar en cada momento.

Seguimiento de los hitos

Será indispensable marcar el seguimiento de los objetivos y ver si se van cumpliendo y consiguiendo.

Este pequeño gesto nos permitirá reaccionar y modificar la estrategia en caso necesario. Debemos establecer, en cada momento del año, donde queremos estar y podemos reaccionar a tiempo para modificar la estrategia en caso necesario.

Y tú, ¿has realizado ya el planning del 2019?