Toda empresa tiene la necesidad de proveerse de materia prima, servicios, u otros bienes necesarios para realizar su actividad. Por tanto, en su proceso de aprovisionamiento, será necesario estudiar qué operaciones, proveedores o actividades operativas resultarán más rentables.

Podremos diferenciar básicamente la gestión de compras, en dos grandes grupos:

  • Artículos o materia prima para elaborar los productos que comercializamos.
  • Consumibles y servicios para uso propio de la empresa.

Es importante hacer una previsión de ambos grupos. No podemos quedarnos sin materia prima ni tener un exceso. Así como será importante hacer un seguimiento de los consumibles que necesita nuestra empresa para desarrollar su actividad.

Funciones de la gestión de compras

La gestión de compras de una empresa tiene como objetivo principal abastecer los bienes y servicios que la empresa necesita, asegurándose de adquirir la cantidad, calidad y precio necesario para un periodo de tiempo determinado.

El departamento de compras es el responsable de decidir qué debe adquirir la empresa, a qué proveedor, qué cantidad,…

Como hemos comentado, no es lo mismo valorar qué consumibles de oficina o servicios necesitamos a, por ejemplo, la materia prima con la que elaboramos nuestros productos. Ambos grupos de adquisiciones se deben estudiar. Ambos pueden ser compras recurrentes y mediremos la eficacia de la gestión de compras gracias a unos indicadores.

De esta forma podemos aplicar la experiencia para resultar más rentables a medida que aprendemos.

Podremos ayudarnos de una herramienta de gestión comercial, como por ejemplo un CRM, con el que gracias al histórico podemos hacer la previsión de las materias primas que vamos a necesitar para abastecernos.

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Conocer el histórico de ventas de un periodo resulta útil para prever qué comprar, controlar el stock, etc.

Con un ERP controlaremos además a nuestros proveedores, la facturación y la contabilidad. Son herramientas indispensables para el departamento de compras.

Paso a paso del proceso de compra

Cuando comprar, qué comprar y a quién, vendrá definido por unos parámetros para respaldar la necesidad y capacidad de producción de una empresa.

El departamento debe seguir estos pasos:

  • Reconocer la necesidad real.
  • Seleccionar el proveedor ideal.
  • Realizar el pedido o compra.
  • Seguimiento del pedido.
  • Recepción del pedido.
  • Revisión y aceptación del pedido.

Indicadores de la gestión de compras

Para mejorar la gestión de compras debemos abastecernos de toda la información posible para controlar el proceso. Existen un sinfín de mecanismos para optimizar y controlar los costes.

En este artículo quiero exponer qué indicadores debemos tener en cuenta para optimizar nuestra gestión de compras. Los indicadores de gestión de compras son mecanismos que ayudan a las empresas a optimizar sus gastos. Estos son los principales:

  • Presupuesto y gasto real: Es el resultado de la previsión de gasto sobre una partida presupuestaria y la diferencia sobre el gasto real. En ocasiones el presupuesto estimado difiere del gasto final real, cosa que no siempre es negativa. Los motivos pueden ser imprevistos, un incremento en el consumo interno, una oferta diferente. Pero este indicador mide con qué porcentaje nos ajustamos al presupuesto establecido.
  • Scouting (estudio de precios): Debemos realizar esta tarea de forma frecuente, ya que conocer los precios que pueden ofrecernos los proveedores nos ayuda a decidir mejor.
  • ROI (retorno de inversión): Este indicador mide el rendimiento económico obtenido como resultado de una inversión. Es decir, por cada euro que hemos invertido, cuanto hemos generado. Se calcula así: ROI = (Ganancia – Inversión) / Inversión
  • Gasto y Consumo: Este indicador analiza si realmente lo que se adquiere es lo que consumimos. Analizaremos si todo aquello que se compra es indispensable y necesario y qué beneficio aporta. Esto se conocerá mediante el margen obtenido.
  • Procesos transparentes: Será indispensable conocer dónde van a parar los presupuestos, en qué se gasta el dinero exactamente. Este indicador debe justificar cada euro gastado y medirá la eficacia del departamento o del responsable de compras. También será importante en este indicador tener en cuenta que todo se desarrolla de acuerdo a un marco legal.

Estos ítems son los que principalmente nos indicarán, si nuestros procesos de compras gozan de buena salud, si nos ayudan a ser más rentables y a conocer también las tendencias del mercado.